簡単！日本風ビジネスメールの書き方

2024.08.27

日本でビジネスを行う上で、ビジネスメールの書き方を理解することは非常に重要です。日本のビジネス文化では、礼儀や形式が重視され、メールの書き方にも独自のルールやマナーがあります。この記事では、基本的な日本式ビジネスメールの書き方を解説します。

ビジネスメールの件名は、内容を簡潔に伝えることが重要です。受信者がメールを開く前に内容を把握できるよう、件名は簡潔かつ具体的に書きましょう。例えば、会議の案内であれば「〇〇会議のご案内」、資料の送付であれば「〇〇資料送付の件」などが適切です。

メールの冒頭には、必ず宛名を記載します。相手の名前に「様」を付けるのが基本です。

・会社名や役職名を入れる場合は、「〇〇株式会社〇〇部〇〇課課長〇〇様」とします。

・名前だけの場合は、「〇〇様」とします。

宛名の後には、簡単な挨拶文を入れます。

・一般的な挨拶としては、「お世話になっております。」や「いつもお世話になっております。」がよく使われます

・初めての相手には、「初めてご連絡させていただきます。」といった挨拶も良いでしょう。

本文では、最初に用件を簡潔に伝えます。例えば、「〇〇の件でご連絡させていただきました。」と書くことで、メールの主旨が伝わります。その後、詳細な説明や質問事項を箇条書きなどで整理して書きましょう。

日本のビジネスメールでは、丁寧な言葉遣いが非常に重要です。「です・ます」調を使い、敬語や丁寧語を意識して書きます。たとえば、「ご確認ください」と書くよりも、「ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます」といった表現が望ましいです。

メールの終わりには、再度丁寧な言葉で締めくくります。「何卒よろしくお願い申し上げます。」や「ご検討のほど、よろしくお願いいたします。」などの結びの言葉を入れることで、メール全体が丁寧な印象になります。

最後に署名を入れます。署名には、自分の名前、会社名、部署名、役職、電話番号、メールアドレスを含めるのが一般的です。署名は、あらかじめテンプレートとして設定しておくと便利です。

こちらはいくつかのビジネスメールの見本になります。ご参考ください。

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いかがでしたか？日本のビジネスメールでは、形式や礼儀が非常に重要です。適切な件名、丁寧な挨拶、明確な用件、そして丁寧な結びの言葉を使うことで、受信者に良い印象を与えることができます。このガイドを参考に、日本式のビジネスメールをスムーズに書けるようになりましょう。