Quá đơn giản! Cách viết văn bản mail trong công sở

2024.09.18

Khi ở trong môi trường kinh doanh tại Nhật, việc nắm rõ văn phông và những quy định trong việc viết mail rất quan trọng. Trong văn phong của Nhật có những quy tắc, quy định nhất định mà rất có thể không phải cũng biết, hôm nay, chúng ta sẽ cùng tim hiểu về cách viết một văn bản mail theo văn phong của Nhật nhé!

Cách viết tên mail

• Viết tên rõ ràng và đơn giản

Trong doanh nghiệp, khi gửi một văn kiện mail, điều quan trọng đầu tiên đó là đặt cho văn kiện mail đấy một tựa đề vừa ngắn ngon, súc tích  những vẫn thể hiện được ý chính nội dung của mail. Để cho người nhận có thể dễ dàng nắm bắt được nội chung chínhh của mail trước khi đọc, hãy viết chúng dưới dạng một câu ngắn rõ ràng nhé.

Ví dụ như, nếu như muốn truyền tải nội dung cuộc họp, chúng ta có thể ghi「〇〇会議のご案内」、hoặc khi gửi tài liệu nào đó. có thể ghi 「〇〇資料送付の件」

Cách viết tên người nhận và lời chào đầu mail

• Tên người nhận

Ở đầu mail, nhất định phải viết tên người nhận đầu tiên. Hãy kèm theo「様」(ông/bà)ngay phía sau tên người nhận bởi vì đây là quy tắc xưng hô trong văn bản kinh doanh ở Nhật

・Trường hợp tên người nhận có kèm theo chức vụ và công ty-doanh nghiệp tại sở, chúng ta có thể ghi như sau「〇〇株式会社 〇〇部 〇〇課 課長 〇〇様」

・Trường hợp người nhận ở đây chỉ có mỗi tên, thì chúng chỉ cần ghi「〇〇様」là đủ.

• Cách viết lời chào

Sau họ tên người nhận là lời chào đầu văn bản.

・Thông thường, những lời chào đầu văn bản sẽ là:「お世話になっております。」hoặc「いつもお世話になっております。」. 

・Đối với người nhận khi lần đầu tiên liên hệ thì sẽ dùng câu「初めてご連絡させていただきます。」là hợp lí nhất

Cấu trúc đoạn văn chính

• Cụ thể hóa nội dung chính của đoạn văn

Trong đoạn văn chính, đầu tiên hết chúng ta sẽ truyền rõ ràng và cụ thể mục đính chính khi viết mail, ví dụ như viết thành「〇〇の件でご連絡させていただきました。」(Tôi liên lạc với ông/bà vì việc….) và tiếp theo sau đó sẽ là phần liệt kê hoặc giải thích cụ thể về nội dung mail.

• Văn phong lịch sự

Văn bản dùng trong doanh nghiệp Nhật Bản, thì văn phong lịch sự là yếu tố cơ bản và cần thiết nhất. Dùng thể「です・ます」cũng như những cách dùng câu trang trọng hơn để diễn đạt câu nói một cách lịch sự. Ví dụ như, thay vì dùng「ご確認ください」thì có thể dùng「ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます」

 Kết thúc mail và kí tên

• từ dùng để kểt mail

Khi kết thúc mail, chúng ta cũng vẫn sẽ dùng nhưng từ ngữ lịch sự nhất để kết mail. Ví dụ như: [何卒よろしくお願い申し上げます。」hoặc「ご検討のほど、よろしくお願いいたします。」sẽ giúp để lại ấn tượng tốt cho toàn thể đoạn văn bản

• Kí tên

Ở cuối mail, sẽ là phần chữ kí của người viết.

Ở phần chữ kí sẽ là họ tên, công ty sở tai và chức vụ của người gửi, ngoài ra còn có thể kètm theo các thông tin như số điện thoại, địa chỉ mail công việc.  Ngoài ra, phần chữ kí cũng có thể lưu dựa trên chức năng thiết lập. bạn có thể thiết lập nó khi vào mục テンプレート trong cài đặt để tùy chỉnh

sau đây là một số mẫu mail mà bạn có thể tham khảo

Thế nào? Ở môi trường công sở tại Nhật, những văn phong và hình thức trong việc viết mail rất quan trọng. Từ việc làm thế nào đẻ đặt một tiêu đều cụ thể, rõ ràng, đến việc sử dụng câu từ sao cho hợp lí và cụ thể, đều có thể để lại ấn tượng  nhấ t định đến cho người đọc. Hy vọng phần hướng dẫn trên có thể giúp bạn tham khảo được phần nào trong việc viết mail.